VeriFactu y su objetivo principal Este sistema asegura que la autenticidad, integridad y trazabilidad de cada factura puedan verificarse en tiempo real, lo que significa que cada transacción debe cumplir con ciertos requisitos para evitar el fraude fiscal. En términos prácticos, esto implica que cada factura generada será enviada directamente a la Agencia Tributaria para ser verificada en el momento de su creación, garantizando que el contenido no ha sido modificado o manipulado posteriormente.
¿Por qué se ha implementado VeriFactu?
La implementación de VeriFactu responde a varios objetivos de la Agencia Tributaria: 1. Reducir la economía sumergida: España, como muchos otros países, enfrenta el desafío de la economía sumergida, lo que representa ingresos no declarados y afecta los ingresos fiscales del país. Con VeriFactu, se busca reducir estas prácticas mediante el control directo y digital de cada transacción. 2. Combatir el fraude fiscal: Mediante una monitorización en tiempo real de las facturas emitidas y recibidas, el sistema detectará de manera más eficaz cualquier tipo de inconsistencia o manipulación que pueda ser utilizada para evitar el pago correcto de impuestos. 3. Optimizar los recursos de control fiscal: VeriFactu permite a la Agencia Tributaria ser más eficaz en la detección de irregularidades y, por tanto, en la asignación de recursos. Con datos en tiempo real, Hacienda puede centrar su atención en casos de mayor riesgo, reduciendo la necesidad de auditorías más amplias y aleatorias. 4. Digitalización y modernización: Este nuevo sistema también representa un paso hacia la digitalización en las empresas, ya que las obliga a adoptar sistemas modernos de facturación electrónica y asegura que la información esté disponible en un formato digital y verificable.
¿Cómo funciona VeriFactu?
El funcionamiento de VeriFactu se basa en el uso de software homologado que cumple con los requisitos específicos de la Agencia Tributaria. El proceso de funcionamiento de VeriFactu incluye varios pasos clave: 1. Generación y validación de la factura: Cuando la empresa genera una factura, el software aplica un sistema de sellado electrónico de tiempo, junto con un “hash” o firma digital que asegura que la información contenida en el documento no ha sido alterada tras su emisión. 2. Envío y almacenamiento en tiempo real: Una vez generada, la factura es enviada en tiempo real a la Agencia Tributaria, que la registra y puede verificar su autenticidad e integridad. De esta manera, la factura queda registrada en el sistema oficial de Hacienda. 3. Trazabilidad y seguridad: Cada factura queda identificada con un código único, que permitirá su trazabilidad y acceso en caso de auditoría o revisión. Esto garantiza un control estricto, no solo sobre las facturas emitidas, sino también sobre aquellas recibidas por las empresas. 4. Intercambio de información: Si la empresa realiza operaciones con otros países dentro de la Unión Europea, el sistema permitirá también el intercambio de información, asegurando un control armonizado a nivel europeo.
Requisitos técnicos de VeriFactu
Para cumplir con VeriFactu, las empresas deben implementar un software de facturación homologado que cumpla con los siguientes aspectos técnicos: • Hash o firma digital: Cada factura emitida debe estar firmada digitalmente para asegurar su integridad. El hash es una cadena alfanumérica única generada a partir del contenido de la factura que asegura que cualquier cambio en el documento sería fácilmente detectable. • Sellado de tiempo: Cada factura debe incluir una fecha y hora precisa de emisión. Esto se logra mediante un sistema de sellado de tiempo que garantiza que el momento de creación del documento queda registrado y es inmutable. • Identificador único: Cada documento tiene un identificador único que permite su trazabilidad y acceso en cualquier momento.
¿A quién afecta VeriFactu?
• Con carácter general, a todas las empresas y autónomos que operan en España, salvo aquellos que estén en el SII (y sus siglas) o en los territorios forales. Es importante destacar que VeriFactu afectará tanto a las facturas emitidas como a las recibidas. Esto implica que cualquier empresa que tenga relaciones comerciales en España deberá asegurarse de que sus sistemas de facturación estén preparados para enviar y recibir facturas electrónicas conformes con el reglamento.
Modalidades de implementación:
Existen dos modalidades de cumplimiento, igualmente válidas, que se regulan en el Reglamento aprobado por Real Decreto 1007/2023: • La modalidad denominada VERI*FACTU, que exige que los registros informáticos de factura sean remitidos a la sede electrónica de la Agencia Tributaria inmediatamente después de su producción, evitándose con ello su alteración posterior, y asegurando su conservación. • La modalidad NO VERI*FACTU, que no exige la remisión a Sede Electrónica de los registros de facturación, pero como contrapartida, exige requisitos adicionales de seguridad que incluyen la firma producida por el sistema emisor y la llevanza y conservación de un “Registro de Eventos” del sistema en los términos reglamentariamente establecidos. En cualquiera de las dos modalidades, es obligatorio que el software de gestión con el que opera la empresa disponga de la certificación por parte de la AEAT que le identifique como software homologado, y que se mantenga correctamente actualizado con las posibles modificaciones o actualizaciones futuras que el sistema requiera.
Consejos para adaptarse a VeriFactu
Dado que el cambio hacia VeriFactu requerirá ajustes significativos en la infraestructura de facturación de muchas empresas, es recomendable seguir estos pasos: 1. Seleccionar un software homologado: Asegurarse de elegir un proveedor de software homologado que ya esté adaptado a VeriFactu. 2. Capacitar al personal: El equipo administrativo y financiero debe estar capacitado en el uso del nuevo software y en la comprensión de la normativa, para evitar errores y asegurar el cumplimiento de la normativa. 3. Mantenerse actualizado: La normativa de VeriFactu podría experimentar modificaciones o actualizaciones en el futuro, por lo que es importante estar al día con las novedades publicadas por la Agencia Tributaria y adaptar el sistema cuando sea necesario.
