El cambio de software en una óptica puede parecer una tarea abrumadora, pero es una decisión que puede traer consigo numerosos beneficios como una mayor eficiencia, una mejor gestión del inventario o ventas y una experiencia de cliente más personalizada. Sin embargo, también representa cierta inquietud debido a la importancia de los datos que se manejan.
¿POR QUÉ CAMBIAR EL SOFTWARE?
Las razones para considerar un cambio de software en una óptica pueden ser variadas:
● Software obsoleto. Si el software actual no se actualiza o no es compatible con nuevos sistemas o tecnologías, puede limitar la capacidad de la óptica para crecer y adaptarse a las nuevas demandas del mercado.
● La facturación electrónica y Verifactu. Cuando la Ley antifraude y la Ley Crea y Crece entren en vigor, en 2025, todas las ópticas quedarán obligadas a emitir sus facturas por medios digitales. La utilización de Excel o un software sin certificación de la AEAT serán penalizados. Puedes leer aquí un artículo muy completo de cómo estas leyes afectan a las ópticas.
● Operatividad en la nube. Reducción de costes, escalabilidad, acceso desde cualquier lugar, actualizaciones o mayor seguridad son las ventajas de tener un programa de pago en la nube, como OPTIWIN® Software.
● Falta de funcionalidades. El software existente puede no ofrecer todas las herramientas y características necesarias para gestionar eficientemente las operaciones de la óptica.
● Mala experiencia del usuario. Un software difícil de usar o con una interfaz poco intuitiva puede afectar la productividad y la satisfacción del cliente.
BENEFICIOS DEL CAMBIO DE SOFTWARE
● Mayor eficiencia. Automatización de tareas, reducción de errores y mejora de la productividad.
● Mejor gestión de inventario. Control preciso de los niveles de stock y reducción de los costos de inventario.
● Experiencia de cliente personalizada. Capacidad para ofrecer un servicio más personalizado y adaptado a las necesidades de cada cliente.
● Mayor rentabilidad. Optimización de los procesos y reducción de costos.
● Escalabilidad. Capacidad para adaptarse a un crecimiento futuro del negocio.
● Ventas. Gestión de oportunidades con la base de datos e incremento de las ventas: segmentación de pacientes/clientes, campañas de marketing, fidelización de pacientes…
● Nube. Cambio y optimización de la gestión de la óptica con un software conectado a la nube, maximizando la seguridad y reduciendo costes y tareas. Lee aquí un interesante artículo sobre las ventajas de la nube en las ópticas.
SI YA TENGO PROGRAMA Y CAMBIO A OPTIWIN® NUBE ¿QUÉ PASA CON MIS DATOS?
Una vez tomada la decisión de cambiar, la siguiente etapa es la migración de datos. Desde OPTIWIN® utilizamos herramientas y estrategias para que el cambio sea eficiente y gradual.
● Migración de datos gradual. Implementamos una estrategia de migración gradual de datos que minimice el riesgo de pérdida de información.
● Análisis del fichero. Estudiamos el fichero del cliente para comprobar todos los datos que se pueden traspasar. Una vez finalizado y extraído, mostramos en la DEMO de OPTIWIN® Nube toda la información real para la validación final del cliente.
● Datos que se pueden extraer. Historial de pacientes, fichas de gafas, información de ventas o fichas de productos.
● Tipos de ficheros válidos. Podemos trabajar con archivos CSV, base de datos (MySQL, SQL Server, etc), API’S (scripts personalizados para transferir los datos de manera automatizada) o utilizar herramientas de terceros para facilitar el proceso.
En resumen, cambiar el software de una óptica puede ser un desafío, pero los beneficios a largo plazo superan con creces los costos y riesgos asociados. Al planificar cuidadosamente y abordar los desafíos, las ópticas pueden lograr una transición exitosa y mejorar significativamente su eficiencia y competitividad.
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